Hoe werken extensies op de NLCIUS in combinatie met het Peppol-netwerk?

Ten tijde van schrijven zijn er in Nederland drie extensies op de NLCIUS:

• de SETU Invoice 2.1 voor de uitzendbranche;
• de Energie eFactuur 3.0 voor de energiebranche;
• de G-rekening extensie voor het specificeren van het gebruik van een g-rekening op de factuur.

Factureert uw organisatie elektronisch en maakt het hierbij gebruik van één van bovenstaande standaarden? En verloopt het transport van die facturen via het Peppol-netwerk? Dan stuit u mogelijk op een probleem.

Het Peppol-netwerk verlangt namelijk per factuurbericht een specificatie van de gehanteerde berichtstandaard, aangezien het elektronische afleveradres van de factuur wordt opgezocht aan de hand van de combinatie van ontvanger en de gebruikte standaard. Als de ontvanger binnen het Peppol-netwerk netwerk apart heeft aangegeven de specifieke extensie te kunnen ontvangen, is er geen probleem; het bericht kan gewoon verstuurd worden. Als dat niet zo is, en de extensie wordt bij het verzenden wel gespecifieerd, zal er bij het verzenden de fout ‘kan de ontvanger niet vinden’ opleveren.

Dus welke specificatie moet u gebruiken bij het verzenden, de NLCIUS of de extensie? De juiste keuze hangt af van uw situatie.

Als het gaat om de G-rekening extensie dan adviseren wij om dit te specificeren en dus niet om deze facturen als reguliere NLCIUS facturen over het Peppol-netwerk netwerk te (laten) versturen. Deze extensie past namelijk twee elementen in de kernfactuur van de NLCIUS aan en deze wijzigingen zorgen voor fouten in de validatie.

Als het om een van de andere extensies gaat is de keuze genuanceerder. Bij twijfel adviseren wij om uw facturen in het Peppol-netwerk als NLCIUS facturen te specificeren. Deze extensies zijn namelijk maar klein en passen geen kernonderdelen van de NLCIUS aan. Zo brengt de Energie eFactuur voornamelijk de mogelijkheid om meterstanden toe te voegen met zich mee, en is het met de extensie in SETU Invoice 2.1 toegestaan om extra referenties in de factuur te zetten (zoals naar een afdeling van de klant).

Let op, deze keuze heeft wel consequenties. Door dergelijke facturen als ‘NLCIUS factuur’ aan te merken in het Peppol-netwerk wordt deze ook gevalideerd aan de hand van NLCIUS regels. Dit kan fouten opleveren en dan wordt uw factuur niet verzonden. Uw factuur kan dan alleen worden verzonden wanneer u de elementen die voor deze fouten zorgen aanpast zodat ze wel aan de NLCIUS regels voldoen. Echter, voor zover wij weten zorgen de huidige versies van de SETU Invoice en de Energie eFactuur niet voor dergelijke validatiefouten.

Als uw factuur in het Peppol-netwerk geen fouten in de validatie veroorzaakt, wil dat niet zeggen dat alle informatie in de factuur uw klant bereikt. De factuur is immers gelabeld als NLCIUS factuur dus de koppeling van de klant verwacht niets anders dan dat. Onverwachte extra informatie, zoals meterstanden of een extra referentie, worden in die gevallen vrijwel altijd genegeerd/gefilterd.

Vanuit het STPE wordt dan ook geadviseerd om via Peppol alleen uw facturen als SETU of Energie eFactuur te specificeren wanneer a) die extra informatie door de klant verwacht wordt, en b) het gebruik van de extensie voor facturen vooraf is vastgelegd (als onderdeel van het contract bijvoorbeeld). Zowel u als verzender als de betreffende klant/ontvanger dient zijn Peppol dienstverlener op de hoogte te brengen van deze wens. Deze zorgen ervoor dat beide koppelingen de extensie ondersteunen.